手書きの領収書を法的に有効な証憑書類として機能させるためには、決められた必須項目を漏れなく正確に記載する必要があります。市販されている複写式の領収書テンプレートや市販の領収書冊子を使用する場合でも、基本フォーマットを理解していなければ記載漏れが発生します。
手書き領収書に記載すべき基本項目は以下の6点です。
- 発行年月日：実際に金銭の授受が行われた年月日を西暦または和暦で正確に記載（例：2026年4月1日）。
- 宛名：代金を支払った側の個人名、または法人名・屋号を正式名称で記載（略称や「上様」は避ける）。
- 金額：支払われた総額を、改ざん防止処理を施して記載。
- 但し書き：購入した商品やサービスの具体的な内容を記載。
- 発行者情報：代金を受け取った側の店舗名・会社名・住所・電話番号を記載。
- インボイス登録番号：適格請求書発行事業者の場合、事業者登録番号（T＋13桁の数字）を明記。
実務では、発行者控えが残る複写式の領収書を使用するのが一般的です。複写された控えは、税務調査時の売上計上漏れ防止や、万が一のトラブル時の証拠として、法令で定められた期間（法人は原則7年、個人事業主は5〜7年）しっかりと保管する義務があります。
