どれほど完璧な添え状を作成しても、封筒の書き方や書類の入れ方に欠陥があれば台無しになります。オフィスの郵便受取現場でチェックされる封筒マナーの要点を整理しました。
封筒のサイズと表面・裏面の書き方
内定承諾書や添え状（A4サイズ）を郵送する場合、原則として「角形2号（角2）」の白封筒を使用します。茶封筒（クラフト封筒）は一般的な事務用・請求書用という印象が強いため、入社関連の公的書類には清潔感のある白封筒（透け防止加工付きがベスト）を選びます。
- 表面の書き方：郵便番号枠に正確な番号を記入し、右側に受取先住所を都道府県から略さずに縦書きします。中央に企業名と担当部署・氏名を大きめの文字で書き、左下に赤字で「内定承諾書在中」（または「親展」）と記入し、四角い枠線で囲みます。スタンプがない場合は手書き定規使用で問題ありません。
- 裏面の書き方：封筒の左下に自分の郵便番号・住所・氏名を明確に記入します。封締めには「〆」を黒のペンで記します。
書類の重ね順とクリアファイル保護
内定承諾書と添え状の折り方・順番は、担当者が封筒を開封した瞬間の導線を意識します。角形2号を使用する場合、書類は折らずにフラットな状態で封入します。
- 最上部（1番上）：添え状（送付状）
- 2番目：内定承諾書（署名・捺印面が上）
- 3番目以降：その他指定された提出書類（誓約書、卒業見込証明書、健康診断書など）
これらの書類一式を、新品の無色透明なクリアファイルに挟んでから封筒に入れます。これにより、配達途中の折れ曲がりや雨天による水濡れ被害を確実に防ぐことができます。
郵送手段：普通郵便 vs 簡易書留
「内定承諾書は簡易書留で送るべきか？」という点も悩ましい問題です。企業側から「簡易書留で返送してください」と指定がある場合は、必ず郵便局の窓口へ出向いて簡易書留（基本料金＋書留加算）で発送します。引き受け・配達が記録され、万が一の未着事故を防ぐことができます。
一方、企業からの指定がない、あるいは企業指定の「料金受取人払いの返信用封筒」が同封されている場合は、普通郵便で構いません。あえて簡易書留にすると、会社側で受領印やサインの対応が必要となり、テレワーク主体の人事部や総務課の業務負担になるケースもあるためです。配達の追跡のみを行いたい場合は、ポスト投函可能で相手の受領印が不要な「特定記録郵便」を利用するのも有効な選択肢です。
