相手から受信したメールの冒頭に「まだまだ暑い日が続きますが、いかがお過ごしでしょうか」と書かれていた場合、返信文で同じフレーズをオウム返しにするのは避けるのが大人のマナーです。相手の心遣いを受け止めた上で、別の言葉で打ち返す姿勢が求められます。
スマートな返信の基本構造は、「受容（お気遣いへの感謝）＋現況報告・共感＋相手への健康の祈り」の3ステップです。
【好印象な返信文テンプレート】
〇〇様
いつも温かいお心遣いをいただき、心より御礼申し上げます。
株式会社△△の田中です。
厳しい残暑への温かいお言葉、誠に恐縮に存じます。
私どものオフィス周辺でも強い日差しが続いておりますが、おかげさまでメンバー一同、体調を崩すこともなく業務に励んでおります。
〇〇様におかれましても、多忙な日々をお過ごしのことと拝察いたします。
何卒ご無理をなさらぬよう、健やかにお過ごしいただけますことをお祈り申し上げます。
……（本題へ続く）……
相手の気遣いを一度胸に収め、「私どもは無事元気に過ごしております」という安心材料を返した上で、結びで改めて相手のコンディションを案じる構造に仕上げることで、単なる業務連絡にとどまらない深い信頼関係が構築されます。
